收集与整理迎评材料是学士学位授权评审工作的一个重要环节，为了规范学院迎评材料整理工作，保证迎评材料的科学化、规范化，特制定本办法。

      一、材料建档任务分工

      迎评材料的建档工作按学院（学院迎评办公室）、各迎评工作小组（处、室、馆、中心、系（部））二个层级进行，具体分工如下：

      （一）学院迎评办公室             

      全院迎评材料的计划与统筹、督促与审查、归纳与汇总的组织与准备工作。

      （二）各迎评工作小组

      各迎评工作小组以《广东省申请新增学士学位授权单位评审指标体系》、《广东省申请新增学士学位授权专业评审指标体系》为依据，按照《广东商学院华商学院学士学位授权单位评估任务分解表》、《广东商学院华商学院学士学位授权专业评估任务分解表》所列“分项任务及提供的材料”要求，结合本单位所负责观测点的建设实际，逐个指标、逐个观测点地采集和整理相关原始资料（包括文字材料、数字材料、图片和音像资料），建立健全评建材料档案，做好经验总结和成果提炼，加强展示材料的建设，完成《自评报告》、《专业简况表》、《状态数据》等文稿的撰写与报送。

      二、建档材料的时限要求

      根据广东省学位委员会规定，学士学位授权评建材料为近四年（或学年）的有关材料。具体要求如下：

      （一）教学科研仪器设备、图书文献资料、教学行政用房、学生宿舍面积、体育运动场馆面积、教学经费等相关状态数据的统计，按自然年度计算，即自2008年1月1日起至2011年12月31日止， 2012年1月1日以后的数据要单独统计。

      （二）师资队伍数量与结构、各类学生人数以学年度计算，即自2008年9月1日起至2012年8月31日止（学生数要按学年度初的9月30日的在校生统计）。

      （三）专业建设、课程建设、学风建设、教学管理、教学运行、教学效果等项目建设和教学改革实践活动数据以学年度计算，即为2008～2009、2009～2010、2010～2011和2011～2012四个学年度（统计时限自当年的9月1日起至次年的8月31日止），2012年1月1日以后的数据要单独统计。

      （四）反映办学传统、特色的材料或者其它反映某事项完整过程的原始材料不受时间限制。

      （五）采集有关数据时，平时按学年统计的仍按学年统计，平时按自然年度统计的仍按自然年度统计。

      （六）凡不宜按学年或自然年度统计的数据，则按近三届（次）统计（如2010届、次的奖项）。

      四、建档材料的内容要求

      建档材料是教学工作的自然结果，是对教学工作的反映。所有建档材料都要符合五个要求，即针对性、层次性、原始性、真实性和完整性。

      （一）针对性

      要按照“三个符合度”的要求，即学院所确定的目标（学院的定位、人才培养目标）与社会需求、人才的全面发展和学院实情的符合程度，学院的实际工作状态与确定目标的符合度，学院所培养的人才质量和自定目标的符合程序。以学院办学指导思想和办学特色为主线，针对评估指标体系进行材料的收集、整理、总结、编撰和归档。材料要能够完整地体现出本科教学建设与改革的过程，体现出促进工作和提高教学质量的过程。与此无关的材料不要放在建档材料中。在充分体现学院“三个符合度”的前提下，根据针对性的要求，建档材料越精越好。

      （二）层次性

      建档材料要层次分明。从材料的功能来看，可以将材料分为五个层次，依次为自评材料、支撑材料、备查材料、检索材料和展示材料（详见附件1）。从材料的产生来看，又可以将材料分为二个层级，依次为学院层级材料、各迎评工作小组层级材料（详见附件1）。

      （三）原始性

      支撑材料及备查材料尽可能是原始材料，最好就是学院（系）各类档案中的有关原始材料。

      （四）真实性

      评建材料应该是学院（系）教学工作真实情况的反映，要坚持实事求是，不弄虚作假。

      （五）完整性

      评建材料应力求完整（比如，有计划、有组织、有总结、有整改措施），尤其是前期因单位调整（人事调整）、合并而致档案材料残缺、遗漏、不全的单位，必须进行补充、完善，确保原始档案材料的完整。

      五、材料建档的技术要求

      （一）材料编号

      1.所有评建材料，一律依照《广东商学院华商学院学士学位授权单位评估任分解表》的项目材料四级编号归入档案。

      2.学院及系（部）两个层级的评建材料建档时，应在以一级指标排序的档案盒之前，单设几个以0排序的档案盒（如0-1，0-2，0-3等），用于存放自评报告、状态数据和材料分类档案总目录，以及与学院评估联系较紧密的一些重要文本或其他能突出学院（系）特色、亮点的关键性材料。

      3.材料编目与格式要求详见附件2。材料目录格式详见附件3。

      （二）档案盒标签设置

      每个档案盒的标签必须按照学院规定的格式统一设置（标签格式见附件4）。

      （三）档案盒目录编排

      每个观测点下的评建材料若需多个档案盒存放时，各档案盒的目录编排，要依照材料对指标观测点的支撑程度从大到小排列，或按说明问题的层面排列。

      （四）档案盒内的材料存放

      1.每个档案盒内用若干个透明文件夹存放材料，每一个文件夹的材料应有相对的完整性和独立性。

      2.每个观测点下第一个档案盒内的第一个文件夹内，只存放本观测点支撑材料的《专项自评报告》、《专项自评依据说明材料》及《本观测点各档案盒盒内材料目录》；材料从第二个及以后的文件夹按材料目录顺序归类存放。

      （五）材料归档的注意事项

      1.归入档案盒的各项材料要写明全称，是文件的要注明发文单位及发文时间。

      2.在材料建档过程中，对需要进行后续补充、完善、积累的材料，可暂不装订成册，需要修订的材料及未完成的材料，待定稿后再归档。

      3.对于学生历年考试试卷、毕业论文（设计）等数量较大的文本原件另行单独归置，不必归入档案盒。

      六、建档材料的报送程序

      （一）各迎评工作小组对于属本单位收集整理的材料，应指定专人负责完成，主要负责人审核把关；需要其他单位协助配合完成的材料，要对协助配合单位提出具体的材料征集要求，协助配合单位不得推诿、敷衍，要在规定的时限内按质按量完成，及时报送。

      （二）各迎评工作小组要在规定时间内向学院迎评办公室报送材料。具体要求如下：

      1.材料(包括电子、声像材料)报送前，材料负责人要认真填写“评建材料送交清单”（ 附件5），并报请本迎评工作小组组长或单位负责人审核，在相关负责人签字、加盖公章后，将评建材料装入档案盒报送学院迎评办公室）。

      2.材料报送时，各迎评工作小组应指派专人送交学院迎评办公室，并当面办理交接手续，接交人验收后需在“评建材料送交清单”上签字。

      3.凡最终被选为院级档案的上报材料需补交电子文档。

      4.上报材料要排版美观，符合规格；需做封面的大宗材料，要按 “评建材料（纸质）封面与正文格式”（ 附件6）排版制作。

      七、其它要求

      （一）所有评建材料要编目清楚、整齐美观、检索方便、便于查找。各迎评工作小组、各单位领导和材料负责人，对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，做到“说得出、理得清、道得明”。在教育厅专家组进校评审期间，要确保专家调用材料方便、快捷、准确无误。

      （二）各迎评工作小组须有严格的评建材料档案管理制度，并将之张贴在醒目位置；评建材料档案须专柜存放，专人负责，集中管理。

      （三）任何人借阅评建材料档案都须经管理人员同意，办理登记手续，限期归还。评建材料归还时，管理人员应当面清点，在借阅登记本上注销后，放回原位，严防丢失。

      （四）任何人不得随意丢弃、销毁评建档案材料。暂时无法归档的材料，可放在专用档案盒内，并标注清楚，以便需要时调阅；需要销毁资料时，须经本单位负责人同意后进行。

      （五）存放评建材料档案的场所，要做好防火、防水、防破坏工作。

      （六）有关学院评建工作的各类资料，未经学院迎评办公室同意，任何人不得私自对外交流。

      （七）学院对按时按质按量完成材料编撰并及时报送材料的单位进行通报表扬，对在材料建档工作中推诿、拖拉、敷衍的单位进行通报批评。

 

 

附件1.评建材料分类说明

2.评建材料编号与格式要求

3.评建材料目录格式

4.档案盒正面、侧面标签式样

5.评建材料送交清单(分观测点填写)

6.评建材料（纸质）封面与正文格式

7.广东商学院华商学院学位授权单位评估任务分解表及项目材料编号

8.广东商学院华商学院学位授权专业评估任务分解表及项目材料编号